Artikkelit

Kehityskeskusteluista onnistumiskeskusteluihin

Olipa kerran auditorio täynnä yrityksen ylintä ja keskijohtoa. Olin juuri piirtänyt fläpille kolme maagista lukua: paljonko kehityskeskusteluihin oli kulunut aikaa henkilötyövuosina, mitä se tarkoitti rahassa ja minkä arvosanan henkilöstö oli antanut kehityskeskusteluille. Surkeat luvut tuijottivat fläpiltä johtajia. Hetki oli lyhyt mutta hiljaisuus ikuisuuden mittainen. Lopulta toimitusjohtaja kysyi ääneen sen, mikä jo leijui ilmassa: pitäisikö meidän luopua koko käytännöstä? Vastasin silmää räpäyttämättä: ”Ei tietenkään, vaan vakavasti miettiä, miten käytetystä ajasta saisi mielekkäämmän ja tuottavamman.”

Rakkaalla lapsella on monta lempinimeä: tavoite- ja kehityskeskustelu, tulos- ja kehityskeskustelu, suoritus- ja kehityskeskustelu ja niin edelleen. Olemme käyneet näitä keskusteluja jo vuosikymmenien ajan ihan vapaaehtoisesti, työlainsäädäntömmehän ei velvoita kehityskeskusteluun. Valitettavasti monella työpaikalla käytäntö kuitenkin koetaan pakkopullana, mekaanisena vuotuisena suorituksena.

Entä jos arviointi ja palaute tekisivät tilaa onnistumisille?

Kehityskeskustelut ovat nykyisin kietoutuneet arvioimisen ja palautteen ympärille. Samassa tilaisuudessa siis tehdään eräänlaista kriittistä arviointia, minkä lomassa annetaan ja saadaan palautetta. Kun arviointi on saatu päätökseen, siirrytään seuraavan kauden tavoitteisiin. Niistä keskusteleminen on parhaimmillaan innostavaa, huonoimmillaan yksipuolista ja määräilevää. Entä jos puhuttaisiinkin onnistumiskeskusteluista?

Onnistumiskeskustelussa kukin ottaisi esille asioita, joista on erityisen ylpeä tai jotka ovat tuottaneet hyvää mieltä ja energiaa. Samalla voisi kertoa, mikä on viime aikoina ollut erityisen tärkeää ja merkityksellistä. Lisäksi voitaisiin pohtia, miksi jotkin asiat eivät ole edenneet suunnitelmien mukaisesti. Väitän, että onnistumisten ja oppimisten kautta keskusteluista tulisi paljon energisempiä.

Monilla työpaikoilla suorituksia arvioidaan numeroilla, mikä on esimiehelle usein hankalaa. Jos on vielä ohjeistettu käyttämään arvioinnissa Gaussin käyrää, on tehtävä mahdollisimman vaikea. Viisihenkisen tiimin esimies voi olla pakotettu antamaan ääripään arvosanat joillekin, oli todellisuus mitä tahansa.

Vuosikausia esimiehiä on opetettu asettamaan tavoitteita, jotka ovat ”smartteja” (siis tarkkaan määriteltyjä, mitattavia, saavutettavia jne.). Myös tavoitteiden määrän pitää olla kohtuullinen. Näistä hyvistä neuvoista huolimatta uudet tavoitteet eivät läheskään aina luo innostusta ja sitoutumista. Tällöin myöskään strategian jalkauttaminen ei onnistu.

Entä jos puhuttaisiin ennen kaikkea työn ja tavoitteiden merkityksellisyydestä?

Onnistumisen edellytyksenä on, että koemme tavoitteena olevat asiat merkityksellisiksi.  Silloin teemme parhaamme tavoitteiden saavuttamiseksi, ja annamme näille asioille huomiomme ja aikamme. Mitä paremmin omat mielenkiinnon kohteemme ja arvomaailmamme kohtaavat organisaation tavoitteet, sitä todennäköisemmin ne toteutuvat.

Motivoitumisessa on kyse siitä, että saamme tehdä asioita, jotka itse koemme mielekkäiksi. Motivoidumme meille osoitetusta luottamuksesta ja siitä, että voimme itse vaikuttaa omaan tekemiseemme. Siksi näistä asioista pitäisi puhua henkilöstöjohtamisen tärkeimmäksi kuvatussa keskustelussa. Väitän, että näin keskustelut koettaisiin nykyistä mielekkäämpinä.

Entä jos keskusteltaisiin siitä, mitä tarvitaan, jotta voi onnistua?

Onnistumiskeskusteluissa puhuttaisiin siitä, mitkä asiat johtavat onnistumiseen. Mitä tekemällä tavoitteet voi saavuttaa? Miten priorisoida omia työtehtäviä? Mitä apua tai tukea tavoitteissa onnistuminen edellyttää? Minkälaiset valtuudet tarvitaan? Miten voidaan seurata tavoitteiden etenemistä mahdollisimman reaaliaikaisesti? Väitän, että kasvavat vaikutus- ja seurantamahdollisuudet sekä johtajuutta korostavat keskustelut toisivat uutta energiaa ja lisää onnistumisia.

Kehityskeskusteluihin on vakiintunut myös asiakokonaisuus, joka liittyy osaamiseen ja kehittymiseen. Toisille tämä osio tarkoittaa lähinnä kurssivaihtoehtojen läpikäymistä. Onneksi joillakuilla tässä kohtaa kuitenkin syntyy aitoa keskustelua osaamisen laajentamisesta tai syventämisestä sekä työuraan liittyvien toiveiden ja ajatusten jakamisesta. 

Kurssilistojen tutkailun sijaan on mielekkäämpää keskustella lähitulevaisuudesta ja siitä, miten pitää huolta itsestään: osaamisestaan, hyvinvoinnistaan, voimavaroistaan. Työnantajan edustajan on toki varmistettava, että työn vaatimukset ja henkilöstön osaaminen kohtaavat, mutta vielä tärkeämpää on keskittyä luomaan edellytyksiä tuleville onnistumisille. Kehittymissuunnitelma jo sanana viittaa siihen, että jokaisen on jatkuvasti kehityttävä.

Entä jos puheet kehittymisestä muuttuisivatkin puheeksi unelmista?

Yhden unelma on uusi työtehtävä, toisen taas nykyisen työtehtävän jatkuminen. Kolmas unelmoi terveistä eläkepäivistä. Esimiesten tärkeä tehtävä on auttaa henkilöstöä onnistumaan. Joskus se merkitsee yhteisen työhistorian päättymistä, usein myös parempaa ja toimivampaa vuorovaikutussuhdetta. Unelmista kertominen edellyttää luottamuksellista ihmissuhdetta. Luottamusta rakennetaan sanoin ja teoin arjessa, ei vain vuotuisessa kehityskeskustelussa.

Entä jos onnistumiskeskusteluja olisikin nykyistä useammin?

Keskustelujen käyminen aiempaa tiheämmin ei automaattisesti tarkoita, että aikaa kuluisi entistä enemmän. Keskustelujen määrä lisääntyisi, niiden yksittäinen kesto lyhenisi, valmistautuminen helpottuisi ja seurantavälit lyhentyisivät. Keskustelujen kankeus ja jäykkyys vähenisivät, kun keskusteluista tulisi luontevia käytäntöjä. Tällöin kullakin keskustelulla olisi yksi pääasia, vaikka uudet tavoitteet, ja lisäksi keskusteltaisiin tarpeen mukaan muista tärkeiksi koetuista teemoista. Vain tarpeellinen dokumentoitaisiin, ja vuorovaikutus saisi enemmän tilaa. Fokus olisi onnistumisten tekemisessä mahdolliseksi, ei dokumentoinnissa.

Toisivatko onnistumiskeskustelut parempia tuloksia?

Uskallan väittää, että jos kaavamaisista kehityskeskusteluista siirryttäisiin ketteriin onnistumiskeskusteluihin, auditorioissa ei tarvitsisi erikseen kertoa johtajille kehityskeskustelujen inputista (aikainvestoinneista) ja outputista (henkilöstötyytyväisyydestä). Aidot tulokset näkyisivät liiketoiminnallisissa tuloksissa aikaansaannoksina, uusina tuotteina ja palveluina, parempana asiakaspalveluna, kannattavuutena ja uudistumisena. Lukuisat HR-tunnusluvut osoittaisivat käytännön tuloksellisuutta. Keskusteluille olisi sitä paitsi jo hyvä lyhennekin: OK.

Riitta Hyppänen

Kirjoitus on julkaistu 6.3.2014 Hyvejohtajuus-blogissa (Vieraskynä).

Puutarhurin kehityskeskustelu

Jos kesäkuukausiksi lasketaan touko-, kesä-, heinä-, elo- ja syyskuu, niin juuri nyt olemme puolivälissä kesää. Jonkun mielestä kesä ei ole vielä alkanutkaan, kun ei ole ollut hellejaksoja. Puutarhurin tulee nähdä kaikenlaisissa säissä hyviä asioita, toki myös riskitekijöitä. Joka tapauksessa, heinäkuun 15. päivä on oiva aika pitää kehityskeskustelu.

Suorituksen arvioiminen

Kuten muutkin tavoite- ja kehityskeskustelut, aloitamme tarkastelemalla menneen kauden tavoitteita eli arvioimalla suoritusta. Onneksi meillä ei käytetä numeerista skaalausta, vaan tarkistamme vain, onko tavoitteet saavutettu tai kenties ylitetty. Onneksi arvioinnissa ei myöskään tarvitse käyttää Gaussin käyrää, vaan tarkastelemme tilannetta toteumien ja ennusteiden mukaan.

Runsaan keskustelun jälkeen dokumentoimme seuraavaa:

  • kasvimaan perustaminen: tavoitteen mukainen
  • yrttipenkki: tavoitteen mukainen
  • hyötykasvit: tavoitteen mukainen, sipuliviljely onnistui yli tavoitteen
  • mansikkasato: tavoite ylitetty monin kerroin
  • omenasato: ei tule saavuttamaan tavoitetta
  • päärynä- ja kirsikkasato: tavoite ylittynee
  • luumusato: ei taaskaan mitään!
  • viinimarjat: mustia sopivasti, punaisia liikaa!

Tavoitteista sopiminen

Uusiksi tavoitteiksi sovimme olemassa olevista kasveista huolehdittavan satokauden loppuun asti – satoi tai paistoi. Vastuullisen puutarhurin on huolehdittava, etteivät kasvit kuivu tai huku liikaan veteen. Helppo sanoa, toteutus onkin jo toinen juttu. Kovin SMART-maisia tavoitteet eivät olleet (siis: spesific, measurable, achievable, reasonable, timebound). Näin valittaa moni työelämässäkin. Tavoitteet ovat liian yleisluontoisia ja sitten on vaikea arvioida tarkasti onnistumista.

Kehittymissuunnitelma

Lupaan jatkaa aktiivista itseopiskeluani puutarha-asioissa: luen alan lehtiä, etsin tietoa netistä ja ennen kaikkea kuuntelen viisaita, kokeneita alan asiantuntijoita. Joskus turvaudun vanhan kansan oppeihin. Yrityksen ja erehdyksen tie on toki tuottanut positiivisia yllätyksiä, mutta mukaan on mahtunut paljon pettymyksiäkin. Kalliiden ratkaisujen sijaan toivoisin vain yksinkertaisesti asiantuntijan neuvoja käytännön kinkkisissä tilanteissa. Tukea. Rohkaisua. Välillä myös varoituksen sanoja. Konkreettisia vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: milloin leikataan alas ruusuangervo? kuinka paljon voi leikata kerralla? paljonko luonnonmukaisia ravinteita voi antaa kerralla? Siis käytännön neuvoja arjen ongelmiin. Vaan mistäpä tällaista apua saisi?

Kehityskeskustelun arviointi

Tämä oli elämäni ensimmäinen puutarhurin kehityskeskustelu. Ei ollut jäykkä, ei ollut teennäinen. Lähinnä muistutti välitilinpäätöstä. Olisi hienoa, jos työelämän kehityskeskusteluihin saataisiin myös (edes) ripaus ennakkoluulottomuutta, uudenlaisia toteutustapoja sekä eteenpäin suuntautuvaa positiivista kehittämismieltä. Siitähän nimikin kertoo: kehityskeskustelu. Kehitetään yhdessä asioita siten, että ne sujuvat paremmin, tuottavat hyvää mieltä ja parempia tuloksia.