Artikkelit

Tehokkuus ennen kaikkea

Kukapa johtaja ei haluaisi tehokkuutta?

Tehokasta on mm. töiden organisointi mahdollisimman järkevästi. Järkevää ja kustannustehokasta resursointi on silloin, kun tietyt tehtävät tekee juuri se henkilö, jolle ne kuuluvat ja joka osaa ne parhaiten. Mitä enemmän ko. henkilö tätä työtä tekee ja mitä enemmän hänen osaamisensa karttuu, sitä enemmän hänen toimintansa tehostuu. Näitä työsuoritteita voidaan seurata, mitata ja raportoida.

Liukuhihnahommissa näin tapahtuu. Jos katsoo asioita laajemmin ja erityisesti asiantuntijatehtäviä tarkastellen, asia ei olekaan ihan näin yksinkertainen.

Viime viikolla tapaamani asiantuntija kertoi, että heidän organisaatiossaan on ohjeistettu asiantuntijoita siitä, että he eivät enää neuvoisi kollegoitaan tietotekniikkaa koskevissa asioissa, vaan kaikki avuntarve keskitetään help deskiin. Helpparissa on asiantuntevaa porukkaa, joilla on osaamista ja jonka tehtäväkuvauksiin kuuluu neuvonta ja ongelmien ratkaisu. Selkeää ja tehokasta, vai kuinka?

Rubikin kuution kiehtovuus on siinä, että jokainen siirto vaikuttaa aina myös muuhun.

Kun hiotaan tehokkuutta, mitä muuta tapahtuu samanaikaisesti? Kun kollega ei saa enää neuvoa kollegoitaan satunnaisissa arkipäivän ongelmissa, vaikuttaa se moneen muuhunkin.

Ensiksikin, työyhteisön tavanomainen arkinen kanssakäyminen vähenee.

Spontaanit kontaktit vähenevät. Toki ohjeistus ei ota kantaa muuhun kanssakäymiseen. Välillisesti viesti vaikuttaa kuitenkin siihen, että henkilöstön kannattaa kiinnittää tehokkuuden nimissä huomiota myös muuhun kanssakäymiseen.

Toiseksi, ihmisiltä viedään pois mahdollisuus auttaa, välittää ja osoittaa kiitosta.

Halu auttaa on juuri välittämistä. Kun ei voi antaa apua, ei synny myöskään tarvetta osoittaa kiitollisuutta kenellekään.

Kolmas näkökohta liittyy arvostuksen tunteeseen.

Se, jolta kysytään neuvoa, kokee tietoisesti tai tiedostamatta samalla arvostusta. Luonnollista aitoa arvostusta, jota ei voi korvata millään määrämuotoisella palautekeskustelulla.

Neljäs näkökulma liittyy osaamiseen, hiljaiseen tietoon, kokemusosaamiseen.

Samalla, kun kollega neuvoo kollegaa teknisessä ratkaisussa, tapahtuu samalla vuorovaikutuksessa tehtävään ja tilanteeseen liittyvää osaamisen jakamista. Tarinoita, kommentteja, ehdotuksia, uusia näkökulmia. Ehkä samalla syntyy myös vastavuoroisuutta.

Toki tällä kaikella on hintansa: kanssakäyminen vie aikaa eikä äärimmäisen tehokkaaksi tarkoitetussa työyhteisössä ole varattu sille aikaa.

Siis, annetaan kunkin uppoutua rauhassa omiin hommiinsa ja pähkäillä itse ongelmiaan, kunnes ottavat yhteyttä helppariin. Säästytään niiltäkin ihmisiltä, jotka jatkuvasti häiritsevät ja kuormittavat asiantuntijoita ongelmillaan ja keskustelutarpeillaan. Tehokkuuden nimissä heitä kutsutaan aikavarkaiksi. Järjestetään sitten vastapainoksi vaikka tyky-päivä ja kutsutaan konsultti innostamaan ja kertomaan yhteistyöstä ja arvostuksesta. Tehdään vaikka pari palautteen antamiseen ja arvostuksen osoittamiseen liittyvää harjoitusta.

Vai annetaanko työyhteisöjen asiantuntijoille vapauksia toimia arjessa mahdollisimman järkevällä ja tehokkaalla tavalla?

Tehokkuuden edistäminen ei aina tuota lisätehoa.

Miksi Rubiikki?

Blogin nimen valinnan piti olla vain yksi hoidettava asia muiden joukossa.

Mutta sehän on ihan hurjan tärkeä valinta ja päätös! Tutkin some-oppiäitieni ja –isieni kirjoittamia kirjoja ja etsin verkosta vinkkejä. Sitten ymmärsin kysyä Twitterissä, mitä kannattaa ottaa huomioon. Ensi kertaa hyödynsin Twitteriä myös neuvojen kysymiseen. Sosiaalinen media on parhaimmillaan antamista ja jakamista.

Sain erittäin hyviä vastauksia, jotka auttoivat tekemään päätöksen muutaman vaihtoehtoni välillä. Osa tuli tutuilta, osa vierailta. Suurkiitos näistä @katleena, @aukia, @logleidi ja @TommiKivimaki. Laitan saamani hyvät vinkit jakoon. Vinkit yhteenvedettyinä:

  • taivutettavuus, uniikkius, ymmärrettävyys kuultuna, kohtuumittaisuus (alle 15), haluttu vaikutelma
  • kestää aikaa, kertoo sisällöstä, joustava
  • omalta tuntuva
  • sisältöä vastaava, yllättävä, aikaansaa oivalluksen ja hymyn lukijan huulille
  • mieleenpainuvuus.

Blogini nimeksi tuli rubiikki.

Muutama selitys ja perustelu: missioni on tehdä työtä suomalaisen työelämän parantamiseksi. Siinä tehtävää riittää, enkä voi tehdä kuin oman osuuteni näissä talkoissa. Usein johtaminen vaatii päätöksiä, joiden vaikutukset nähdään vasta myöhemmin. Minua kiehtoo Rubikin kuutio. En tosin osaa sitä ratkaista, mutta se osoittaa konkreettisesti, miten yksi siirto vaikuttaa aina kaikkiin muihinkin sivuihin. On siis harkittava kokonaisvaltaisesti joka siirtoa. Vaatimus tavoitettavuudesta on tyypillinen ajallemme. Elämme ubiikissa yhteiskunnassa. Riitta, blogin kirjoittaja pyrkii olemaan tavoitettavissa ja läsnä mahdollisuuksiensa mukaisesti, korvat ja silmät auki, kuunnellen, ihmetellen ja pohtien tilanteita työelämässä ja johtamisessa.

Siksi Rubiikki – Riitta, ubiikki, etsimässä ratkaisuja työelämän haasteisiin Rubikin kuution avulla.