Artikkelit

Kehityskeskusteluista onnistumiskeskusteluihin

Olipa kerran auditorio täynnä yrityksen ylintä ja keskijohtoa. Olin juuri piirtänyt fläpille kolme maagista lukua: paljonko kehityskeskusteluihin oli kulunut aikaa henkilötyövuosina, mitä se tarkoitti rahassa ja minkä arvosanan henkilöstö oli antanut kehityskeskusteluille. Surkeat luvut tuijottivat fläpiltä johtajia. Hetki oli lyhyt mutta hiljaisuus ikuisuuden mittainen. Lopulta toimitusjohtaja kysyi ääneen sen, mikä jo leijui ilmassa: pitäisikö meidän luopua koko käytännöstä? Vastasin silmää räpäyttämättä: ”Ei tietenkään, vaan vakavasti miettiä, miten käytetystä ajasta saisi mielekkäämmän ja tuottavamman.”

Rakkaalla lapsella on monta lempinimeä: tavoite- ja kehityskeskustelu, tulos- ja kehityskeskustelu, suoritus- ja kehityskeskustelu ja niin edelleen. Olemme käyneet näitä keskusteluja jo vuosikymmenien ajan ihan vapaaehtoisesti, työlainsäädäntömmehän ei velvoita kehityskeskusteluun. Valitettavasti monella työpaikalla käytäntö kuitenkin koetaan pakkopullana, mekaanisena vuotuisena suorituksena.

Entä jos arviointi ja palaute tekisivät tilaa onnistumisille?

Kehityskeskustelut ovat nykyisin kietoutuneet arvioimisen ja palautteen ympärille. Samassa tilaisuudessa siis tehdään eräänlaista kriittistä arviointia, minkä lomassa annetaan ja saadaan palautetta. Kun arviointi on saatu päätökseen, siirrytään seuraavan kauden tavoitteisiin. Niistä keskusteleminen on parhaimmillaan innostavaa, huonoimmillaan yksipuolista ja määräilevää. Entä jos puhuttaisiinkin onnistumiskeskusteluista?

Onnistumiskeskustelussa kukin ottaisi esille asioita, joista on erityisen ylpeä tai jotka ovat tuottaneet hyvää mieltä ja energiaa. Samalla voisi kertoa, mikä on viime aikoina ollut erityisen tärkeää ja merkityksellistä. Lisäksi voitaisiin pohtia, miksi jotkin asiat eivät ole edenneet suunnitelmien mukaisesti. Väitän, että onnistumisten ja oppimisten kautta keskusteluista tulisi paljon energisempiä.

Monilla työpaikoilla suorituksia arvioidaan numeroilla, mikä on esimiehelle usein hankalaa. Jos on vielä ohjeistettu käyttämään arvioinnissa Gaussin käyrää, on tehtävä mahdollisimman vaikea. Viisihenkisen tiimin esimies voi olla pakotettu antamaan ääripään arvosanat joillekin, oli todellisuus mitä tahansa.

Vuosikausia esimiehiä on opetettu asettamaan tavoitteita, jotka ovat ”smartteja” (siis tarkkaan määriteltyjä, mitattavia, saavutettavia jne.). Myös tavoitteiden määrän pitää olla kohtuullinen. Näistä hyvistä neuvoista huolimatta uudet tavoitteet eivät läheskään aina luo innostusta ja sitoutumista. Tällöin myöskään strategian jalkauttaminen ei onnistu.

Entä jos puhuttaisiin ennen kaikkea työn ja tavoitteiden merkityksellisyydestä?

Onnistumisen edellytyksenä on, että koemme tavoitteena olevat asiat merkityksellisiksi.  Silloin teemme parhaamme tavoitteiden saavuttamiseksi, ja annamme näille asioille huomiomme ja aikamme. Mitä paremmin omat mielenkiinnon kohteemme ja arvomaailmamme kohtaavat organisaation tavoitteet, sitä todennäköisemmin ne toteutuvat.

Motivoitumisessa on kyse siitä, että saamme tehdä asioita, jotka itse koemme mielekkäiksi. Motivoidumme meille osoitetusta luottamuksesta ja siitä, että voimme itse vaikuttaa omaan tekemiseemme. Siksi näistä asioista pitäisi puhua henkilöstöjohtamisen tärkeimmäksi kuvatussa keskustelussa. Väitän, että näin keskustelut koettaisiin nykyistä mielekkäämpinä.

Entä jos keskusteltaisiin siitä, mitä tarvitaan, jotta voi onnistua?

Onnistumiskeskusteluissa puhuttaisiin siitä, mitkä asiat johtavat onnistumiseen. Mitä tekemällä tavoitteet voi saavuttaa? Miten priorisoida omia työtehtäviä? Mitä apua tai tukea tavoitteissa onnistuminen edellyttää? Minkälaiset valtuudet tarvitaan? Miten voidaan seurata tavoitteiden etenemistä mahdollisimman reaaliaikaisesti? Väitän, että kasvavat vaikutus- ja seurantamahdollisuudet sekä johtajuutta korostavat keskustelut toisivat uutta energiaa ja lisää onnistumisia.

Kehityskeskusteluihin on vakiintunut myös asiakokonaisuus, joka liittyy osaamiseen ja kehittymiseen. Toisille tämä osio tarkoittaa lähinnä kurssivaihtoehtojen läpikäymistä. Onneksi joillakuilla tässä kohtaa kuitenkin syntyy aitoa keskustelua osaamisen laajentamisesta tai syventämisestä sekä työuraan liittyvien toiveiden ja ajatusten jakamisesta. 

Kurssilistojen tutkailun sijaan on mielekkäämpää keskustella lähitulevaisuudesta ja siitä, miten pitää huolta itsestään: osaamisestaan, hyvinvoinnistaan, voimavaroistaan. Työnantajan edustajan on toki varmistettava, että työn vaatimukset ja henkilöstön osaaminen kohtaavat, mutta vielä tärkeämpää on keskittyä luomaan edellytyksiä tuleville onnistumisille. Kehittymissuunnitelma jo sanana viittaa siihen, että jokaisen on jatkuvasti kehityttävä.

Entä jos puheet kehittymisestä muuttuisivatkin puheeksi unelmista?

Yhden unelma on uusi työtehtävä, toisen taas nykyisen työtehtävän jatkuminen. Kolmas unelmoi terveistä eläkepäivistä. Esimiesten tärkeä tehtävä on auttaa henkilöstöä onnistumaan. Joskus se merkitsee yhteisen työhistorian päättymistä, usein myös parempaa ja toimivampaa vuorovaikutussuhdetta. Unelmista kertominen edellyttää luottamuksellista ihmissuhdetta. Luottamusta rakennetaan sanoin ja teoin arjessa, ei vain vuotuisessa kehityskeskustelussa.

Entä jos onnistumiskeskusteluja olisikin nykyistä useammin?

Keskustelujen käyminen aiempaa tiheämmin ei automaattisesti tarkoita, että aikaa kuluisi entistä enemmän. Keskustelujen määrä lisääntyisi, niiden yksittäinen kesto lyhenisi, valmistautuminen helpottuisi ja seurantavälit lyhentyisivät. Keskustelujen kankeus ja jäykkyys vähenisivät, kun keskusteluista tulisi luontevia käytäntöjä. Tällöin kullakin keskustelulla olisi yksi pääasia, vaikka uudet tavoitteet, ja lisäksi keskusteltaisiin tarpeen mukaan muista tärkeiksi koetuista teemoista. Vain tarpeellinen dokumentoitaisiin, ja vuorovaikutus saisi enemmän tilaa. Fokus olisi onnistumisten tekemisessä mahdolliseksi, ei dokumentoinnissa.

Toisivatko onnistumiskeskustelut parempia tuloksia?

Uskallan väittää, että jos kaavamaisista kehityskeskusteluista siirryttäisiin ketteriin onnistumiskeskusteluihin, auditorioissa ei tarvitsisi erikseen kertoa johtajille kehityskeskustelujen inputista (aikainvestoinneista) ja outputista (henkilöstötyytyväisyydestä). Aidot tulokset näkyisivät liiketoiminnallisissa tuloksissa aikaansaannoksina, uusina tuotteina ja palveluina, parempana asiakaspalveluna, kannattavuutena ja uudistumisena. Lukuisat HR-tunnusluvut osoittaisivat käytännön tuloksellisuutta. Keskusteluille olisi sitä paitsi jo hyvä lyhennekin: OK.

Riitta Hyppänen

Kirjoitus on julkaistu 6.3.2014 Hyvejohtajuus-blogissa (Vieraskynä).

Muistot tehdään nyt

Tasapainon löytäminen menneen, tämän päivän ja tulevaisuuden välillä aiheuttaa jatkuvasti haastetta. Menneille asioille ja tekemisillemme emme enää voi mitään. Voimme vain oppia, iloita ja säilöä arvokkaimmat muistot talteen. Tulevaisuuteen liittyy erilaisia mahdollisuuksia, toiveita ja unelmia. Joillakin meistä on tarkkoja tavoitteita ja itse itselle määriteltyjä ”milestoneja”. Jotkut meistä elävät vuodesta toiseen ”sitku”-elämää. Keskittymisen ja läsnäolemisen taito on todella arvokasta.

Ajatukseni ovat yhä ystäväni hautajaisissa.

Äkillinen poismeno oli järkytys monille läheisille. Muistotilaisuuden tunnelmassa korostui vahvasti ystävämme persoonallisuus. Puheet sisälsivät hauskoja tarinoita ja yhteisiä muistoja. Vaikka elämä jäi kesken, niin paljon merkittävää siihen ehti mahtua. Muistotilaisuus oli tehty vainajan näköiseksi. Jäin miettimään, mitä jos suunnittelisimme elämämme sellaiseksi, jota itse haluamme muisteltavan joskus?

Voiko elämää täysin suunnitella?

Voi varmaan suunnitella, vaikka suunnitelmat eivät toteudukaan. Vaikka elämänhallinnasta puhutaan, niin emme voi kaikkea hallitakaan. Unelmilla, visiolla ja tavoitteilla on kuitenkin merkittäviä vaikutuksia. Ne ohjaavat valintojamme, havaintojamme ja painotuksiamme. Ne vetävät puoleensa ja antavat voimaa vaikeina hetkinä.

Kiireenkin keskellä aikamme riittää aina niihin asioihin, jotka ovat meille tärkeitä, arvokkaita ja merkityksellisiä.

Se kasvaa ja voimistuu, mille annamme aikaa ja huomiota. Läsnäolosta ja yhteisestä tekemisestä syntyy muistoja. Niistä meidät muistetaan joskus.

Pikavinkit kehityskeskusteluihin, osa 2 asiantuntijoille

Maaliskuu voitaisiin monessa organisaatiossa nimetä kehityskeskustelukuukaudeksi. Kehityskeskustelussa ihminen kohtaa ihmisen. Siinä puhutaan työstä, onnistumisista, parannettavista asioista ja tulevaisuudesta.

Kehityskeskustelu on ennen kaikkea investointi tulevaan.

Perinteisesti Suomessa on järjestetty esimiehille valmennuksia aiheesta. Minua ihmetyttää ja harmittaa, että dialogiin valmennetaan vain toista osapuolta ja kuitenkin odotetaan sujuvaa vuorovaikutteista ja tuloksellista keskustelua.

Kehityskeskustelujen laadussa on paljon parannettavaa. Liian moni ei koe saavansa hyötyä käydystä keskustelusta. Tässä muutamia pikavinkkejä kehityskeskusteluun menevälle asiantuntijalle:

Valmistaudu monella tavalla

–        Tutustu mahdollisiin oman talon ohjeisiin

–        Käy läpi edellisen kehityskeskustelun dokumentaatio

–        Arvioi mennyttä kautta, tapahtumia, suunnitelmia, onnistumisia

–        Käy läpi myös toteutumatta jääneitä asioita, keskeneräisiä asioita

–        Tarkastele omia motivaation ja energian lähteitä

–        Kysy itseltäsi, mihin asioihin haluaisit muutoksia

–        Valmistaudu tarkastelemaan työyhteisön toimivuutta

–        Valmistaudu myös antamaan palautetta esimiehellesi

–        Ole armollinen esimiehellesi: kehityskeskustelut eivät ehkä ole hänen vahvin laji

Huolehdi siitä, että sinua kuunnellaan ja pääset vaikuttamaan

–        Tuo esille onnistumisia ja parannettavia asioita konkreettisten esimerkkien avulla

–        Kerro näkemyksiäsi ja perustele niitä erilaisten näkökulmien kautta

–        Ota esille sinua askarruttavia asioita

–        Kuuntele esimiehesi näkemyksiä ja kysy tarvittaessa lisää

–        Keskity läsnäoloon – kehityskeskustelu on investointi tulevaan

–        Rakenna luottamusta, osoita kunnioitusta ja arvostusta aidolla tavalla

–        Huolehdi myös omalta osaltasi, että aikataulu pysyy

Painota menneen tarkastelussa onnistumisia ja kehittymistä

–        Korosta aikaansaannoksia ja onnistumisia

–        Osoita kehittymisesi ja oppimisesi

–        Tuo esille parannettavia asioita ja kerro niiden hyödyt ja vaikutukset

–        Käytä perusteluissa konkreettisia esimerkkejä

Pidä huoli, että kehityskeskustelussa puhutaan myös itse työstä ja sen tekemisestä

–        Ajatuksiani työn merkityksestä, sisällöstä ja työn tekemisen tavoista

–        Ajatuksiani osaamisesta, motivaatiosta, hyvinvoinnista,

–        Ajatuksiani työyhteisön toimivuudesta, esimiestyöstä, johtamisesta

–        Tuo esille askarruttavia asioita

Katse tulevaan

–        Keskustelua työtehtäviin liittyvistä mahdollisista muutoksista ja odotuksista

–        Keskustelua henkilökohtaisista tavoitteista ja niiden merkityksestä

–        Keskustelua työhön liittyvistä vaatimuksista ja osaamistarpeista

–        Keskustelua omista tulevaisuuden näkymistä ja odotuksista

–        Yhteinen suunnitelma siitä, mitä asioita kehitetään ja mitä se edellyttää

 

Auttavatko nämä eteenpäin? Voit myös katsoa pikavinkkini esimiehille. Onnistuminen on kahden kauppa!

Pikavinkit kehityskeskusteluihin, osa 1 esimiehille

Maaliskuu voitaisiin monessa organisaatiossa nimetä kehityskeskustelukuukaudeksi. Kehityskeskustelussa ihminen kohtaa ihmisen. Siinä puhutaan työstä, onnistumisista, parannettavista asioista ja tulevaisuudesta.

Kehityskeskustelu on ennen kaikkea investointi tulevaan.

Perinteisesti Suomessa on järjestetty esimiehille valmennuksia aiheesta. Minua ihmetyttää ja harmittaa, että dialogiin valmennetaan vain toista osapuolta ja kuitenkin odotetaan sujuvaa vuorovaikutteista ja tuloksellista keskustelua.

Kehityskeskustelujen laadussa on paljon parannettavaa. Liian moni ei koe saavansa hyötyä käydystä keskustelusta. Tässä muutamia pikavinkkejä esimiehille kohti parempia kehityskeskusteluja:

Valmistaudu henkisesti ja tulosvastuullisena

–        Käsi sydämelle: miten suhtaudun kehityskeskusteluihin? Asenne ratkaisee

–        Pysähdy ja kohdista huomio kuhunkin yksilöön ja hänen tilanteeseen

–        Etsi parhaat keskusteluajat, -tavat ja -tilanteet kullekin

–        Hanki faktaa menneestä jaksosta, luo selkeä tarina tulevasta

–        Tutustu oman organisaatiosi ohjeistukseen

Panosta vuorovaikutukseen ja viestintään

–        Puhukaa samaa kieltä, kysy avoimia kysymyksiä, kuuntele, havainnoi, ole läsnä

–        Rakenna luottamusta, osoita kunnioitusta ja arvostusta aidolla tavalla

–        Kerro, että haluat kehittyä esimiehenä, yksikön vetäjänä, johtajana

–        Pyydä palautetta suoraan tai niin, että otat itseäsi askarruttavia asioita esille

Painota menneen tarkastelussa onnistumisia

–        Korosta aikaansaannoksia, tee näkyväksi oppimiset, tunnistakaa parannettavia asioita

Älä unohda nykyhetkeä

–        Keskustelua työn merkityksestä, sisällöstä, työn tekemisen tavoista

–        Keskustelua osaamisesta, motivaatiosta, hyvinvoinnista, työyhteisön toimivuudesta

Katse tulevaan

–        Tarkastelkaa työtehtäviä, muutoksia ja sopikaa yhdessä henkilökohtaiset tavoitteet

–        Pohtikaa tekemisen ja onnistumisen merkitystä: miksi onnistuminen on tärkeää työntekijälle, esimiehelle, tiimille, koko organisaatiolle

–        Suunnitelkaa yhdessä, mitä asioita kehitetään ja mitä se edellyttää.

 

Auttavatko nämä eteenpäin? Kannattaa katsoa myös pikavinkkini asiantuntijoille: Pikavinkit kehityskeskusteluihin, osa 2 asiantuntijoille. Onnistuminen on kahden kauppa.

Jos aihe kiinnostaa enemmän, lisää ajatuksiani kirjoissani sekä valmennuksissani.